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    怎样深入审核“内部审核”条款
    在管理体系的建立、运行和持续改进,以及在进行第三方审核的过程中,“内部审核”(QMS8.2.2;EMS4.5.5;OHSMS4.5.4)都是一个非常重要的条款。

      “审核”,是指为获得审核证据并对其进行客观的评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程;而“内部审核”,则是用于内部目的,由组织自己或以组织的名义所进行的审核活动,其目的在于评价管理体系是否符合策划的安排和标准的要求以及体系是否得到有效的实施并寻找改进的机会。通过对不符合或潜在不符合的整改,及时采取纠正措施或预防措施,从而推动组织进行自我完善和自我改进,最终实现管理体系的持续改进。那么怎样才能有效地进行内部审核呢?

      一、内部审核的原则和要求

      1、标准要求对内部审核活动应编制形成文件的程序;
      2、应策划审核方案,策划时要考虑拟审核的过程和区域的状况和重要性以及以往审核的结果,应规定审核的准则、范围、频次和方法;
      3、应按策划的时间间隔实施审核,并在审核任务安排上要确保审核员的公正性;
      4、为保证审核的有效性
       1)、应选择具有能力的审核员来实施审核;
       2)、审核计划要得到受审核部门和区域的确认;
       3)、审核员要依据任务安排编制审核检查表;
      5、现场审核后,负责受审核区域的管理者应确保及时采取必要的纠正和纠正措施,以消除所发现的不合格及其原因;
      6、后续活动应包括对所采取措施的验证和验证结果的报告;
      7、应保持审核及其结果的记录;
      8、向管理者报告审核的结果。

      考虑到内部审核的重要作用,在认证机构对获证组织进行第三方审核时,不管是认证审核还是监督审核,每一次的审核活动都会包括这个条款。但是根据实际的经验,往往大家的审核都不能做到深入。

      二、目前外审中常见的审核方式

      1、查看内部审核的程序文件及与内审有关的相关记录;
      2、查看审核计划(如一年内多次审核则还包括年度审核计划),审核活动是否按策划的时间间隔开展、审核条款是否齐全、审核员的选派是否合理等;
      3、查看内审员证书,确保内审员都是经过培训合格的;
      4、查看审核检查表,审核内容是否完整正确、抽样记录是否合理及可追溯等;
      5、查看内审报告,是否对体系有效性和符合性等做出评价;
      6、查看不符合报告(有不符合发生时),负责受审核区域的管理者是否及时采取了必要的纠正和纠正措施来消除所发现的不合格及其原因,并得到有效的验证。

      上诉的审核过程看似审核到了条款中的所有要求,但这对保证审核深度来说还有欠缺。

      三、外审中要注意的深度审核内容

      1、在进行审核方案策划时,除了例行的(每年度按时间间隔定期进行的)审核安排外,还要看策划中是否针对组织内部或外部的变化情况在必要时增加非定期的安排。如增加新产品或改变加工工艺时、组织架构发生较大变化时或者标准发生变更时等等。当然这种临时增加的审核可以是包括全部条款或部门区域的,也可以是只包括针对变化的部分的;

      2、对内审员的能力审核时,不仅仅只看他是否具有了培训证书。因为审核是靠人来完成的,内审员能力的高低直接决定了内部审核的质量;同时内部体系审核又是一个现场活动,它不同于书面的考试,所以只有理论也是不够的。那么作为一名外审员,为了验证组织内审员的实际能力,就要选择1~2名内审员进行交流,以确定他们对标准的理解或设定一些场景以验证他们的审核追踪思路,从而确定他们是否真正具备相应的能力;

      3、内部审核计划是否满足所策划的审核方案的要求,是否覆盖了体系的全部范围(如产品、部门、区域等)。如果是每年只进行一次内审,且组织架构简单、没有多场所的组织,那么这一点比较容易满足;可如果是那些进行年度内滚动审核、或职能部门层次和数量较多、涉及多场所的组织,那我们在外审过程中就要对此加以特别的关注。同时,除关注范围要覆盖全面外,还要关注内部审核的人天数和多场所的抽样是否合理(可参考CC11:2008《基于抽样的多场所认证》和CC15:2009《管理体系审核时间》的要求)。虽然内部审核的人天数和多场所抽样不象第三方审核那样严格,但我们也要从内审的有效性方面对这些加以关注。

      4、同查看审核计划是否全面一样,我们在查看内审检查表时也要关注其审核记录是否能体现计划的安排,是否全面。同时,我们也要结合现场审核过程中所了解的组织的情况,关注内审记录的内容与实际是否一致。

      只有我们关注了这些,才能保证我们的审核具有深度,也才能使我们的审核发现更加准确,从而保证我们得出的审核结论更加符合组织的实际情况。

    撰稿:白 宇

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